NOVA-Projektbericht der JDS Johannesstift Diakonie Services
NOVA-Projektbericht der JDS Johannesstift Diakonie Services
In 2021 haben sich JSD Johannesstift Diakonie und JDS Johannesstift Diakonie Services für NOVA als integrierende CAFM-Zentrallösung entschieden.
Über Johannesstift Diakonie Services
Die Johannesstift Diakonie Services (JDS) als große Servicegesellschaft der Johannesstift Diakonie (JSD) ist verantwortlich für das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Facilitymanagement des gesamten Immobilienportfolios bestehend aus Krankenhäusern, Mietwohnungen, Außen-, Garten- und Freizeitanlagen, Pflege-, Wohn- , Sozial- und Bildungseinrichtungen. Darüber hinaus betreibt sie u.a. in ihrem Dienstleistungsportfolio auch den zentralen Einkauf und die Logistik, den Zentralsteri, das Catering, die Medizintechnik, die Gebäudereinigung und das Bau- und Energiemanagement.
Ausgangslage
Die vielseitigen Aufgaben der JDS wurden mit nicht verknüpften IT-Insellösungen und vielen redundanten, manuell gepflegten Daten bewältigt. Auch die technischen Abteilungen der Krankenhäuser lebten mit wenig digitalen Strukturen in Bezug auf ihre Liegenschaften, Immobilien, Flächen und Räumlichkeiten. Daher war die gemeinsame Aufgabe die Krankenhäuser und die Bereiche der JDS in einem zentralen mandantenfähigen CAFM-System für die Prozesse abzubilden.
Das gemeinsame Projekt als Entwicklungspartnerschaft
Im Jahr 2021 hat sich JSD und JDS für NOVA als integrierende CAFM-Zentrallösung entschieden. Die Anwender sollen nur noch in einem einzigen System ohne Datenredundanzen und Zuständigkeitsüberschneidungen arbeiten. Bei sehr konstruktiven Workshops mit Stakeholdern aus allen Unternehmensbereichen wurde gemeinsam ein stabiles, zukunftsweisendes Gesamtsystem unter Einbeziehung der Prozesse entwickelt. Die Implementierung wurde aufgeteilt in die NOVA-Module Flächen-, Anlagen- und Instandhaltungsmanagement (mit Einsatz von mobilen Apps) sowie Mietmanagement mit Nebenkostenabrechnung. Enthalten sind integrierte Schnittstellen zu SAP-FI (BAPI, bi-direktional), Personal (LOGA), LDAP (Benutzerverwaltung) und dem Dokumenten-Managementsystem (windream).
Das Mietmanagement
JDS verwaltet im Bereich des Immobilienmanagements ca. 200.000 m² Mietflächen mit ca. 1.800 Mietverträgen, aufgeteilt auf Wirtschafts- (WE) und Mieteinheiten (ME) mit Mietverträgen (MV) und den zugehörigen Konditionen. Alle Daten wurden aus einem Altsystem übernommen und bereinigt.
Das sagt Sabine Köchling, Geschäftsführerin JDS Services zum Projekt NOVA-FM:
Warum haben Sie sich für NOVA entschieden?
Wir haben über ein freies Ausschreibungsverfahren mit definierten Kriterien eine Vorauswahl der Bieter getroffen, die die höchsten Nutzwerte in Bezug auf Technik und Funktion aufwiesen. In einer Verhandlung haben wir dann den wirtschaftlichsten Bieter identifiziert, mit dem wir uns auch eine Entwicklung des Moduls Mietmanagements auf Augenhöhe vorstellen konnten. Das war die HSD mit ihren Repräsentanten.
Was sind die großen Herausforderungen im Projekt?
Das sind zweierlei Dinge: Zum einen bedingt eine konzernweite Einführung eines CAFM-Systems, dass alle Einrichtungen sich auf klare Regeln innerhalb der NOVA verständigen mussten. Das kostet einige Zeit und Mühe, aber nur so ist dann auf allen Mandanten ein Arbeiten sinnvoll möglich. Daher dauerte die Ausrollung über 3 Jahre, aber alle Einrichtungen und Gesellschaften sind maximal mitgenommen. Die Entwicklung eines IT-Moduls wie das Mietmanagement ist allein in der Verständigung sehr komplex und bedarf eines professionellen Projektmanagements. Dazu gehört auch die Use-Cases aus Anwendersicht sehr klar zu definieren und gemeinsam zu verfolgen. Das braucht auf allen Seiten Geduld, aber es entsteht auch ein Produkt, was an den Erfordernissen der täglichen Arbeit ausgerichtet ist.
Was sind Ihre nächsten Ziele mit NOVA, soll der Einsatzbereich ggf. erweitert werden, andere Abteilungen mit einbezogen werden?
Wenn alle Gesellschaften, wie z.B. unsere Krankenhäuser die NOVA im Einsatz haben, werden wir uns mit weiteren Funktionalitäten beschäftigen. Dazu gehört das Reinigungsmanagement mit den Raumbüchern und Flächenverzeichnissen, aber auch die Schnittstellen zum Handwerkerbereich mit Störungsannahme. Darüber hinaus gibt es die gemeinsame Idee, dass ein regelmäßiger Austausch der User stattfindet, sodass mehrere Kunden gemeinsam mit der HSD an der Fortentwicklung des Produktes NOVA arbeiten. So kann man dann gemeinsam in die Zukunft gehen.
Das Mietmanagement
JDS verwaltet im Bereich des Immobilienmanagements ca. 200.000 m² Mietflächen mit ca. 1.800 Mietverträgen, aufgeteilt auf Wirtschafts- (WE) und Mieteinheiten (ME) mit Mietverträgen (MV) und den zugehörigen Konditionen. Alle Daten wurden aus einem Altsystem übernommen und bereinigt.
Besondere Herausforderungen bei der Entwicklung im Modul Mietmanagement
Die zuvor verteilten Daten und Prozesse der Mietverwaltung mussten zentral in NOVA-FM integriert werden, hierbei gibt es eine sehr enge, bi-direktionale Integration mit SAP, wobei NOVA das führende System bei Stammdaten und Belegen darstellt.
Stammdaten:
Debitoren (Mieter) werden in NOVA mit ihren Kontodaten und rechtskonformen SEPA-Mandaten angelegt und an SAP übergeben, die ordnungsgemäße Übertragung wird unmittelbar von SAP direkt bestätigt.
Mietvertragsdaten:
Verträge können pro WE mehrere ME mit den entsprechenden Konditionen wie Laufzeit, Grundmiete mit Zuschlägen, Nebenkostenvorauszahlungen oder -Pauschalen, Ausstattungen und automatische Preisanpassungen (Staffelmieten) enthalten.
Belegvorlagen:
Die individuellen Geschäfts- und Buchungsfälle (intern, extern, Sollstellung, Storno, Gutschrift etc.) können selbständig durch den Anwender pro Vertrag mit Mandanten (Buchungskreis), leistenden und empfangen Kostenstellen, Steuersätzen, Konten und Sonderhinweisen vorbereitet werden.
(Sollstellungs-) Belege:
Zu individuell einstellbaren Zeitpunkten (Fälligkeitsdatum mit Vorlaufzeit) werden zyklisch und automatisch Belege zu Mietzahlungen erzeugt und direkt an SAP-übertragen. SAP gibt im Erfolgsfall Belegnummer und -Datum zurück an NOVA, der vollständig und korrekt verbuchte NOVA-Beleg wird revisionssicher schreibgeschützt, im Fehlerfall erfolgt keine Verbuchung in SAP, sondern eine aussagekräftige Rückmeldung, die eine Problembehandlung ermöglicht.
Stornierungen:
Müssen rückwirkend zahlungsrelevante Änderungen am Mietvertrag vorgenommen werden, so erkennt ein integrierter Assistent die bereits für den betreffenden Zeitraum erstellten Sollstellungsbelege und erzeugt für diese die passenden Storno-Belege, gleichzeitig werden neue Sollstellungsbelege mit den korrigierten Werten erzeugt und an SAP übertragen.
Nebenkostenabrechnungen (Betriebs- und Heizkosten):
Pro WE, ME und MV können beliebige Nebenkostenarten mit verschiedenen Umlageverfahren (m², Anzahl, Ausstattung, per ME oder MV) individuell definiert werden. Die pro Abrechnungsperiode aufgelaufenen Ist-Kosten werden als Belege direkt (aus der NOVA-Auftragsbearbeitung für selbst durchgeführte Arbeiten der Haustechniker) oder per Importdatei (z.B. Excel) erzeugt oder per kreditorischer SAP-Schnittstelle importiert. Der Nebenkostenabrechnungsassistent summiert transparent pro WE und MV die Vorauszahlungen mit den Ist-Kosten und erzeugt revisionssicher pro MV passende Sollstellungen oder Gutschriften. Über den integrierten Berichtsgenerator wird die komplette Abrechnung im JDS-Firmenlayout zu jedem Mietvertrag als PDF-Anhang erzeugt (kann ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden). Eine abgeschlossene Nebenkostenabrechnung kann auch wieder komplett mit den passenden (Gegen-) Belegen storniert und neu aufgesetzt werden.
