NOVA-Projektbericht: Einführung NOVA-FM für die Winterdienstleistungen der Deutsche Bahn Services GmbH

Wenn es in Deutschland schneit, freuen sich die Kinder. Von der DB mit ihren 5.400 Bahnhöfen wird allerdings schnelles Handeln bei der Beseitigung von Schnee und Eis zum Schutz der Fahrgäste erwartet.

Die Deutsche Bahn Services GmbH (DBS) mit der Sparte Infrastrukturelles Facility Management (IFM) ist der Facility Management Dienstleister der Deutschen Bahn. Die IFM sorgt u.a. für die Leistungserbringung und Meldungsannahme der Winterdienstleistungen. Dies wurde bisher je Region mit 6 unterschiedlichen Tools in getrennten Datenbanken abgewickelt, was ein übergeordnetes Controlling fast unmöglich gemacht hat. Die geforderte Effektivität zur zeitnahen Umsetzung des Winterdienstes am Bahnhof verlangte nach einer einheitlichen Software, die alle beteiligten Systeme integriert. Die DBS hat hierzu 2019 eine EU-weite Ausschreibung zur Einführung einer neuen einheitlichen CAFM-Software für die Sparte Infrastrukturelles Facility Management (IFM) durchgeführt. Die HSD Händschke Software & Datentechnik GmbH (HSD) mit Hauptsitz in Bremen konnte sich mit ihrem Softwareprodukt NOVA-FM erfolgreich durchsetzen und hat Ende 2019 den Zuschlag von der DBS erhalten. Das Projekt steht unter dem Motto „Eine für alle“ und soll alle IFM-Aufgaben auf einer Plattform in einer einheitlichen Systemlandschaft vereinen.

Wie läuft der Winterdienst bei der DB Services ab?
Die DB Services verfügt über ein eigenes Wetterportal des meteorologischen Dienstleistungsunternehmens „Ubimet“. Es warnt die DBS mindestens zwei Stunden im Voraus, in der Regel sogar 12 Stunden, bevor ein relevantes Winterwetterereignis eintrifft. Zusätzlich zeigt das Portal den Status der aktuell laufenden Winterdienstaktivitäten in einer Landkarte an. Der Prozess des Winterdienstes beinhaltet dann grob gesagt die Annahme und Verteilung von wetterbezogenen Dienstleistungen, z.B. Räumen oder Streuen, an verschiedenen Bahnhöfen. Damit dies zukünftig einheitlicher abläuft, hat das Entwicklerteam von HSD diverse Schnittstellen von NOVA-FM zu den anderen beteiligten Systemen entwickelt: die DB-interne SAP-Schnittstelle, eine E-Mail-Import-Schnittstelle, eine WhatsApp-Schnittstelle und schließlich die wichtige WebAPI-Schnittstelle zum Metrologen-System „Ubimet“ aus Österreich für die entscheidenden Wettervorhersagen.Die WhatsApp-Schnittstelle bietet übrigens jedem Fahrgast die Möglichkeit, seine beobachteten Auffälligkeiten direkt an den FM-Dienstleister zu melden. Die Plakate mit dieser WhatsApp-Adresse sind überall auf den Bahnsteigen angebracht.

Wie verliefen die ersten beiden Winterdienst-Saisons?
Wie bei jeder neuen Software mussten sich die Anwender natürlich erst einmal an das neue System gewöhnen und hatten in der ersten Winterdienstsaison 2020/2021 leichte, wenn auch unbegründete Berührungsängste. Dennoch konnten in den Einsätzen wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, die in der Software und in den Prozessen umgesetzt wurden. Aber ganz wichtig ist: die Verkehrssicherungspflicht war jederzeit gegeben.Für die Winterdienstsaison 2021/2022 sind noch einmal spürbare Modifikationen im und um das System NOVA-FM herum umgesetzt worden. In der zweiten Wintersaison mit NOVA werden jetzt neu eingehende Meldungen unter bestimmten Kriterien automatisch zugeordnet, was zu einer erheblichen Arbeitserleichterung führt. Auch werden bei negativen Kontrollergebnissen automatisch Nacharbeiten an den Bahnhöfen ausgelöst.

Was sagt Jens Kirschnick, Leiter der operativen IT-Systeme der DB Services GmbH, zu diesem erwartungsvollen Projekt für die Sparte IFM?

„Die Vergabeentscheidung zugunsten der Fa. HSD basierte hauptsächlich auf der vorhandenen Erfahrung im Bereich Facilitymanagement sowie der modernen Architektur und damit einhergehenden Flexibilität von NOVA-FM. Die Möglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsprozesse wurden schnell und in hoher Qualität umgesetzt und zeigten auch nach kürzester Zeit die ersten Ergebnisse z.B. bei der Performance zur Auftragsabarbeitung sowie der Kundenzufriedenheit durch deutlich mehr Transparenz im Berichtswesen. Wir haben noch viel vor, der Weg mit NOVA-FM hat erst begonnen. Ich freue mich auf das was wir von NOVA noch alles erwarten können.“