HSD Chargendoc

HSD-ChargenDoc

QM-Software für die rechtssichere, einfache und umfassende Dokumentation der Aufbereitungsprozesse in der AEMP

Erfüllung der
RKI-Richtlinien
Sterilgut-Management mit
HSD-ChargenDoc

HSD-ChargenDoc ist eine bewährte QM-Software für die Aufbereitung und Dokumentation von Medizinprodukten, die den Kreislauf des Sterilguts von der Wiederaufnahme bis hin zur Verwendung am Patienten lückenlos und rechtssicher dokumentiert.

Die Software unterstützt den Betreiber beim Betrieb seines QM-Prozesses nach DIN 13485. Dies umfasst sowohl die manuellen als auch die maschinellen Schritte. Viele hilfreiche Funktionen unterstützen den Anwender in jeder Phase des Aufbereitungsprozesses und geben ihm so Sicherheit in den einzelnen Arbeitsschritten in der Chargendokumentation.

Die Web-Lösung HSD-ChargenDoc@Web ermöglicht als Ergänzung flexible Verfügbarkeit von Daten über Intranet/Internet bei einmaliger Installation und bietet ein vielseitiges Kommunikationsportal zwischen OP und AEMP.

HSD-ChargenDoc liefert somit einen wesentlichen Beitrag zu einer optimal organisierten, sicheren und dabei kostentransparenten Aufbereitung von Medizinprodukten in der AEMP.

NEU: Digitale Transformation wichtiger Bereiche von HSD-ChargenDoc
Wir haben damit angefangen, HSD-ChargenDoc auf eine moderne Technologiebasis zu bringen. Das AEMP-Reklamationsmanagement und der Status Monitor werden zukünftig wie bei NOVA-FM, unserer erfolgreichen Software für Facility Management und Medizintechnik, über eine mobile Anwendung bzw. Web-Portal aufgerufen. Dieses moderne Tool ist eine wirklich hilfreiche Unterstützung in der AEMP. Wir entwickeln hierfür zeitgemäße, einfach zu bedienende Oberflächen im responsive Design, die komfortabel über das Smartphone aufgerufen werden. Damit wichtige Informationen immer und überall verfügbar sind.
Hersteller-
Unabhängigkeit
Folgende Hersteller haben wir eingebunden:

Reinigungs- und Desinfektionsmaschinen –  RDGs
Belimed, BHT, Hamo/Steris, KEN/Lütronic, Maquet/Getinge, Medisafe, Miele, Olympus Steelco

Sterilisatoren
Ass Aigner, Belimed, BMM (Weston UK), Cisa, Getinge, Johnson & Johnson, Lautenschläger, Lütronic Matachana, Maquet/Getinge, MMM, Odelga, PMA Philips, Schaerer, Stiefenhofer, Webeco/Matachana, Zirbus

Barcode-Scanner, Etikettendrucker und Foliensiegelgeräte
Wir haben eine Vielzahl an Herstellern eingebunden.

Ab sofort können die Siegelgeräte EM24 und EM40 der Fa. Entrhal an
HSD-ChargenDoc angebunden werden. Es werden die Soll- und Ist-Werte für die Temperatur, den Anpressdruck und die Siegelgeschwindigkeit dokumentiert.
Die Anbindung erfolgt über eine serielle Schnittstelle.
Der Sterilgutkreislauf mit HSD-ChargenDoc
Clean-Data
Übersichtliche Anzeige aller Prozesse der angebundenen RDGs in Echtzeit. Jederzeit genaue Information über die Verfügbarkeit der Sets. Anzeige von Verfahrensanweisungen (einzelne Güter/Sets). Erfassung von unbenutztem Instrumentarium für dynamische Sieboptimierung.
Pack-DATA
Perfekte Organisation des gesamten Packvorgangs. Packlisten mit bildlicher Darstellung. Integrierte Durchlaufkontrolle der Einzelartikel. Komfortables und einfaches Packlisten-Management.
Doku-DATA
Dokumentation maschineller Sterilisationsprozesse (EN 285). Hinterlegung mehrerer Sterilisationsprogramme, autom. Kontrolle bei Mischbeladung. Alle Prozessphasen jederzeit einsehbar. Direkter Vergleich mit hinterlegter Validierungskurve.
Store-DATA
Übersichtliche Verwaltung der zentralen/dezentralen Sterilgutläger. Überwachung der Haltbarkeitsdaten. Bestellsystem für Fallwagen, Sets und Einwegartikel. Verfügbarkeitsabruf der Lagerbestände, Dokumentation der Lagerbewegungen.
ChargenDoc@web
Statusmonitor: Aufruf von jedem Set an jedem Standort. Kommunikationsplattform zwischen ZSVA und OP, z.B. bei
 defekten Instrumenten, Infektionsrisiken, Reklamationen etc. Informationen zu Sterilgütern (z.B. Verfügbarkeit). Anzeige von Packlisten und Einzelinstrumenten inkl. Bildern. Bestellung und Stornierung von Gütern. Anzeige und Ausdruck des Hygienepass zum Einzelset. Zuordnung zum Patienten inkl. Fall- und OP-ID.
Sterilgutkreislauf_0823

Die wichtigsten Leistungsmerkmale von HSD-ChargenDoc

Rechtssicherheit, RKI-Richtlinien

Rechtssicherheit durch Erfüllung der RKI-Richtlinien.

Einfache Bedienbarkeit

HSD-ChargenDoc ist einfach zu bedienen. Das minimiert spürbar den Schulungsaufwand. Die Software lässt sich komfortabel und hygienisch über Barcodescanner, RFID-Systeme, Touchscreen und Fußschalter bedienen. Die Monitorunterstützung an allen Arbeitsplätzen reagiert sofort bei Fehlbedienungen durch den Anwender und sagt ihm genau, wie er jetzt weiterverfahren soll. Dies gibt dem Anwender Sicherheit, vermeidet lästige, zeitraubende Unterbrechungen und ist somit auch ein wichtiger Beitrag zur termingerechten Versorgung des OPs.

Hersteller-Unabhängigkeit

Freie Entscheidung, mit welchem Anbieter von Reinigungs- und Desinfektionsautomaten, Sterilisatoren und anderen medizintechnischen Geräten gearbeitet werden soll.

Reporting + Dashboards

Erstellung umfangreicher Statistiken und Auswertungen zu allen erfassten Daten in der ZSVA sowie eine detaillierte Kostenerfassung und -überwachung, auch über mehrere Betriebsstätten. Der integrierte Microsoft Report Builder® bietet vielfältige, aussagekräftige graphische Darstellungen mit Dashboard-Funktionen für das gesamte Reporting. All diese wichtigen Funktionalitäten sind auch auf Basis Web möglich.

Integrierte Artikelkataloge

Die Artikelkataloge vieler Instrumentenhersteller sind vollständig integriert, bzw. können mitgeliefert werden. Der direkte Zugriff aus den Katalogen erleichtert in hohem Maße die Erfassung von Daten für die Zusammenstellung der Siebe. Eine individuelle Ergänzung dieser Kataloge, z.B. durch eigene Bilder, ist jederzeit passwortgesteuert möglich.

Integration Identifikationssysteme

Eingebundene Identifikationssysteme: RFID, DATAmatrix, Kamerasystem, Barcode

Customizing, Sprachversionen

Ein intelligenter Designer ermöglicht ein vielseitiges Gestalten der Masken durch den Anwender (Customizing) anhand ganz individueller Anforderungen in der ZSVA. HSD-ChargenDoc ist bereits in vielen Sprachversionen erhältlich

Mandantenfähigkeit, Fremdsterilisation

Daten können zentral verwaltet werden und dennoch nach Mandanten getrennt bearbeitet, ausgewertet oder angesehen werden. Auswertungen über alle Mandanten sind sehr einfach möglich. So wird durch die programmgesteuerte Mandantenfähigkeit das Vorhandensein mehrerer Sterilisationseinheiten auf einer Datenbank ermöglicht. HSD-ChargenDoc kann in der gesamten Bandbreite den Anwendern auf dem Teminalserver zur Verfügung gestellt werden

Workflow-Manager

Definition der Abläufe in der Software der zu durchlaufenden Arbeitsstationen eines Siebes. Kontrollfunktion, ob die Stationen in der korrekten Reihenfolge eingehalten worden sind

Logistik Modul

Das Logistikmodul ist gerade im Bereich der Fremdsterilisation ein elementar wichtiges Tool. Dieses Modul gewährleistet einen absolut transparenten Materialfluss zwischen Sender und Empfänger. Der jeweilige Wareneingang und Warenausgang wird exakt dokumentiert inkl. Lieferscheinausdruck. Auch das Fakturieren ist möglich

Sieboptimierung

Die Sieboptimierung ist besonders im Bereich der Dienstleistung interessant. Mit diesem Modul kann zu jedem Set/Sieb der aktuelle Status einzelner Instrumente erfasst und dokumentiert werden. Durch die Integration der Artikelkataloge sämtlicher Instrumentenhersteller hat man während der Siebsichtung direkten Zugang zu den jeweiligen Instrumenten. Die Ergebnisse einer solchen Siebsichtung werden direkt in die Datenbank des jeweiligen Anwenders übertragen

Arbeitsanweisungen

Integrierte Checkliste der durchzuführenden Aufgaben, bevor die eigentliche Arbeit mit den Sterilgütern gestartet werden kann. Hier können Sie Prüfvorschriften für die Arbeitsplätze hinterlegen. Sind diese Prüfungen nicht durchgeführt, kann dieser Arbeitsplatz gesperrt werden. Z.B. können die täglichen Routinekontrollen der Maschinen damit kontrolliert und dokumentiert werden
Viele neue Sachen in HSD-ChargenDoc 7.0
Erweiterung der Freigabeplätzer - RDG und Sterilisatoren
Bisher wurden die eingescannten Sets grün dargestellt. In der neuen Einzelfreigabe werden die eingescannten Sets ausgeblendet, wodurch die Anzeige übersichtlicher wird. Bei Bedarf können alle Sets wieder eingeblendet werden.
Erweiterung Packhilfe
So verhält es sich jetzt auch bei der Packhilfe. Die 'eingelegten Positionen' werden grün dargestellt. Auch hier werden die 'eingelegten Positionen' ab sofort ausgeblendet. Die Liste reduziert sich immer weiter, bis alle Positionen bearbeitet sind. Bei Bedarf lassen sich auch hier alle Positionen wieder einblenden.
Neuer Barcode für die Packhilfe
Der neue Barcode setzt die Stückzahl beim Packen von Massenartikel zurück. Hat man aus Versehen die falsche Stückzahl gescannt, lässt sich diese mit diesem Barcode zurücksetzen. Man braucht nicht wie bisher, den Packvorgang komplett neu starten.
Kontrolle der RDG-Programme bei der Freigabe
Mit diesem Servicepack lässt sich die von den Sterilisatoren bekannte Programmkontrolle bei der Freigabe auch für die RDGs aktivieren. Wird eine Abweichung zwischen den in der Packliste zugeordenten und dem tatsächlich verwendeten RDG-Programm festgestellt, ist keine Freigabe möglich.
Erweiterung der Belade-, Frigabe- und Kommissionierungsplätze
Diese Arbeitsplätze können jetzt so eingestellt werden, dass bei einer Fehlermeldung der Arbeitsplatz gesperrt wird. Der Arbeitsplatz kann erst nach einer Bestätigung über einen Barcode weiter genutzt werden. Über die Systemparameter wird festgelegt, welche Meldungen zu einer Sperre führen. z.B.: „S010: Das Programm ist nicht verfügbar / kompatibel“, „S00W: Das Set darf nicht beladen werden.“ oder „S0A8: Set nicht steril“. Ein versehentliches Überspringen der Meldung ist dann nicht mehr möglich!
Treibererweiterung Hersteller-PDF-Aufruf
Bei verschiedenen Schnittstellen werden die übertragenen PDF-Dateien der Hersteller mit den Prozessdaten verknüpft. Bei der Freigabe kann jetzt eingestellt werden, wie die Prozessdaten angezeigt werden sollen. Entweder die ChargenDoc-Maske, der ChargenDoc-Bericht oder das Hersteller-PDF. Verfügbar zur Zeit für folgende Schnittstellen: Sterrad NX, Steris VPro Max, Getinge S8668 und Getinge GSS 610
Workflow Integration „Maschinelle Vorreinigung“ – Ultraschall-Geräte
Mit diesem Servicepack können die Aufbereitungsschritte für die maschinelle Vorreinigung in deinen Workflow mit eingebunden werden. Z.B: Eine RDG-Beladung ist nur dann möglich, wenn eine Freigabe am Ultraschallgerät erfolgt ist.
Verbesserung in der Auftragsbearbeitung
Über die neue Schaltfläche „Versenden“ auf der Auftragsmaske öffnen sich alle offenen Aufträge. Diese können alle zusammen ausgewählt werden. Die ausgewählten Aufträge bekommen einen neuen frei wählbaren Status (z.B. 'versendet'). Das neue Feld 'Versand am:' wird auch automatisch für alle Datensätze gefüllt. Dadurch wird die Ausgabe der Reparaturen um ein Vielfaches vereinfacht, da nicht jeder Datensatz einzeln bearbeitet werden muss.
Erweiterungen OP-Nachrichten
Die Nachrichten wurden um ein Statusfeld mit dazugehöriger Legendenauswahl erweitert. Dadurch lassen sich die unterschiedlichen Bearbeitungsstati abbilden. Der neue Staus kann auch im Nachrichtenmonitor als Filter gesetzt werden.
Erweiterungen Designer
Über den Designer können jetzt die Hinweismeldungen umfangreicher konfiguriert werden. Für jede Hinweismeldung kann die Anzeigefarbe und der Ausgabesound individuell eingestellt werden. Auch kann der Ausgabesound für eine Hinweismeldung deaktiviert werden.

Automatische Verkleinerung in der Datenbank

Innerhalb der Datenbank werden Tabellen, Liniendiagramme der Chargenprotokolle etc. automatisch verkleinert bzw. gezippt (auch nach einer frei definierbaren Zeitspanne). Das bedeutet, dass eine Datenbank bis zu 70% (!) verkleinert werden kann. Der Zugriff auf die Daten ist trotzdem jederzeit in Echtzeit und ohne Extraaufwand möglich. Die Datenbank wächst nicht mehr an und wird ganz automatisch klein gehalten.

Automatische Verkleinerung in der Datenbank

Innerhalb der Datenbank werden Tabellen, Liniendiagramme der Chargenprotokolle etc. automatisch verkleinert bzw. gezippt (auch nach einer frei definierbaren Zeitspanne). Das bedeutet, dass eine Datenbank bis zu 70% (!) verkleinert werden kann. Der Zugriff auf die Daten ist trotzdem jederzeit in Echtzeit und ohne Extraaufwand möglich. Die Datenbank wächst nicht mehr an und wird ganz automatisch klein gehalten.

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Software Validierung
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Validierung HSD-ChargenDoc

Im Bereich der Fremdsterilisation ist die Validierung der eingesetzten Softwarelösung zu empfehlen. HSD bietet die Validierung der HSD-ChargenDoc bei Bedarf an. Die Validierung dokumentiert das Vorhandensein einer gesicherten Dokumentation der Aufbereitung in der ZSVA und erleichtert eine spätere Zertifizierung gem. DIN EN ISO 13485. 

Eine Validierung soll den dokumentierten Beweis erbringen, dass die Software die Ergebnisse liefert, die man von ihr erwartet. Die HSD-Validierung bedeutet somit die Sicherheit, dass die Software alle gestellten Anforderungen erfüllt und ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements.

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