Alle NOVA-Module auf einen Blick

Dieses Modul bietet eine flexible und strukturierte Verwaltung der Geräte- und Anlagenbestände, die in einem übersichtlichen Systembaum strukturiert werden. Den Anlagen und Geräten lassen sich beliebige Ausstattungen zuordnen (z.B. Zubehör, zusätzliche Bauteile, Schnittstellen, installierte Software usw.). Über hinterlegte Geräteartenkataloge können die Anlagen und auch die Einzelkomponenten klassifiziert werden. Es werden sowohl eigene Anlagen-/Gerätearten als auch vorhandene Kataloge z.B. Kostengruppe nach DIN 276 oder REG-IS (Rödl & Partner) unterstützt. Bei IT-Geräten lassen sich zusätzlich Netzwerkparameter erfassen, z.B. MAC- oder IP-Adresse.

NOVA-FM bietet alle Leistungsmerkmale, um die verantwortungsvollen Aufgaben im Anlagen und Gerätemanagement gesetzeskonform zu erledigen. Dieses Modul bietet eine flexible und strukturierte Verwaltung der Geräte- und Anlagenbestände, die in einem übersichtlichen Systembaum strukturiert werden. Den Anlagen und Geräten lassen sich beliebige Ausstattungen zuordnen (z.B. Zubehör, zusätzliche Bauteile, Schnittstellen, installierte Software usw.). Das Herzstück ist der Geräteartenkatalog, wobei die Gerätearten / Gerätetypen in NOVA ganz besonders im Sinne der Medizintechnik verwaltet werden. Unterstützt werden sowohl eigene Gerätearten / Gerätetypen als auch vorhandene Kataloge z.B. nach DIN 276 oder emtec Geräteklassifikation IMT für MP usw. Ob also Dräger Evita V300, B. Braun Infusomat Space, Philips HeartStart XL oder Siemens Mobilett Plus 40: Über den Katalog werden Prüftermine, Service und Wartung, Sicherheitsmeldungen, Einweisungen und vieles mehr hinterlegt – für alle betroffenen Geräte gleich und in hoher struktureller Qualität. Alle für die Medizintechnik relevanten Gerätemerkmale sind vorhanden – von der gesetzlichen Eingruppierung bis zur hochwertigen Klassifizierung.

Unsere Apps kommunizieren mit dem Server über eine leistungsstarke Web-API und stehen mit der Offline-Funktionalität in jeder Situation zur Verfügung. Abarbeiten von Aufträgen, mit und ohne Checklisten, und das Erfassen von neuen Bedarfsmeldungen sind nur einige der vielseitigen Leistungsmerkmale.

Mit dem Arbeitsplatzmanagement können alle vorhandenen Arbeitsplätze mit einer Zuordnung zum entsprechenden Raum angelegt werden. Eine anschließende Buchung für eine Person oder Firma mit Angabe des Zeitraumes bilden die Basis für eine kostenstellenbezogene interne oder externe Abrechnung. Per Knopfdruck lässt sich die vorhandene Arbeitsplatzauslastung ermitteln und optimieren. Freie Arbeitsplätze lassen sich so leicht finden. Dem Arbeitsplatz können feste Inventare, wie z.B. ein Schreibtisch oder Stuhl, zugeordnet werden. Bei einem Umzug des Arbeitsplatzes werden die zugeordneten Inventare ermittelt und ziehen automatisch mit um. Mit Anbindung der CAD-Schnittstelle lassen sich die Arbeitsplätze mit den zugeordneten Objekten (wie z.B. Personen oder Firmen) innerhalb von CAD-Plänen visualisieren.

Das Modul Arbeitssicherheit umfasst die Dokumentation der Arbeitsmittel, deren Gefährdungsbeurteilung und die notwendigen Schutzmaßnahmen. Außerdem lassen sich die wiederkehrenden Prüfungen z.B. DGUV V3 und Unterweisungen planen, überwachen und dokumentieren. Es stehen Berichtsvorlagen für das Arbeitsmittelkataster gemäß §3 BetrSichV und das Arbeitsmitteldatenblatt zur Verfügung.

Das Auftrags- und Instandsetzungsmanagement ermöglicht die Erstellung und Dokumentation von internen und externen Instandsetzungsaufträgen. Jedem Auftrag kann ein Objekt, z.B. ein Raum oder eine Anlage/Gerät, zugeordnet werden, wodurch die Aufwände (Kosten) auf diese Objekte gebucht werden. Jegliche Leistungen sowie Materialien zur Instandsetzung können komfortabel dokumentiert werden, sodass eine transparente Historie zu einem Objekt verfügbar ist.

Das Baumkataster ermöglicht die Anlage und Verwaltung von Bäumen mit allen relevanten Stammdaten-Informationen. Jedem Baum können Regelkontrollen anhand von wiederkehrenden Terminen hinterlegt werden. Diese werden mit einer entsprechenden Vorlaufzeit den zuständigen Mitarbeitern angezeigt. Auf Basis von zentralen Checklisten können die Termine einzeln oder in Form eines Sammelauftrages abgearbeitet werden. Die gesamte Historie inkl. eines Journals wird an jedem Baum detailliert angezeigt. In Verbindung mit dem CAD-Viewer können die inventarisierten Bäume innerhalb des Außenplans visuell dargestellt werden, um z.B. eine grafische Auswertung der Terminfälligkeiten darzustellen.

Siehe auch Projektmanagement. Innerhalb des Bauprojektmanagements werden alle relevanten Phasen abgebildet. Einem Projekt kann eine Kostenschätzung nach unterschiedlichen Kriterien hinzugefügt werden, z.B. nach Gewerk oder DIN 276. Die interne oder externe Vergabe von Aufträgen mit Terminvorgaben und Abrechnungsverfahren wird ebenfalls gewährleistet, d.h. hundertprozentige Kosten- und Terminkontrolle. Die Erstellung von Berichten per Knopfdruck, z.B. eines Bauausgabebuches zur Kostenverfolgung, ist jederzeit möglich.

NOVA erfüllt die Kriterien des GEFMA-Basiskatalogs

NOVA bietet ein modernes Berichtsdesign auf Basis von List & Label, das einfach und schnell das automatische Erstellen von hochprofessionellen Berichten, Tabellen, Grafiken und Dokumenten aus beliebigen aktuellen Daten ermöglicht. Die Berichte können als bereits vorgefertigte Vorlagen dem System, einzelnen Mandanten, Benutzergruppen oder Einzelbenutzern hinterlegt werden. Erstellte Berichte lassen sich im Anschluss drucken, in einem Präsentationsmodus anzeigen, in eine Vielzahl von Formaten wie Acrobat PDF, Microsoft Excel und Bilddateien exportierten oder per Mail verschicken.

Ein Budget ist die Grundlage jeder umfassenden Finanzplanung. Das Modul Budgetierung bildet eine Analyse, die die aktuelle Situation widerspiegelt sowie Stärken, aber auch Schwachpunkte aufzeigt. Das Modul ist ein leistungsstarkes Instrument für diese Bestandsaufnahme und ermöglicht eine sofortige Kostenanalyse eines gewählten Jahres auf Basis der erstellten Bewertungskriterien. Mit diesem Budgetmanagement können Sie einfach und nach eigenen Kriterien das Budget für das kommende Jahr generieren. Man sieht auf einem Blick, wie weit das Budget ausgeschöpft ist. Selbstverständlich können mehrere Budgets angelegt werden, z.B. auch für Projekte.

Neben dem bi-direktionalen Auslesen, Aktualisieren und Visualisieren von 2D-CAD-Plänen, lassen sich mit NOVA auch 3D-BIM-Modelle auslesen. Die Informationen aus einem BIM-Modell können über das standardisierte IFC-Dateiformat in NOVA eingelesen und auch wieder aktualisiert werden. Die Visualisierung der 3D-BIM Modelle erfolgt über einen externen Viewer, der über eine einfache Anpassung direkt aus NOVA-FM aufgerufen werden kann. Dieser externe Viewer ist vom Nutzer nahezu frei wählbar und hat keine direkte Abhängigkeit zum NOVA CAFM-System.

Das CAD-Modul besteht aus einem leistungsstarken Viewer und Editor, der sich wahlweise im Windows- und/oder Web-Client integrieren lässt. Eingelesene Zeichnungen, z.B. im DWG-Format, werden automatisch mit den Flächendaten verknüpft und es entsteht eine bidirektionale Schnittstelle zwischen Datenbank und Zeichnung. Darüber hinaus können Inventardaten, z.B. Anlagen, Geräte oder Möbel, aus den Zeichnungen mit der Datenbank verknüpft werden. Das Einfärben von Flächen nach unterschiedlichen Kriterien, z.B. nach Kostenstellen, Bodenbelägen oder Flächennutzungsarten nach DIN 277, ist ebenfalls jederzeit möglich. Das integrierte CAD-Modul bietet alle wesentlichen Funktionen für eine grafische Verwaltung aller Flächendaten.

Anhand von standardisierten und individuell erstellten Berichten lassen sich die erfassten Daten jederzeit transparent auswerten und das in sämtlichen Ausgabemedien: Excel, Word, PDF, PNG etc.. Grafische Dashboards, z.B. Säulen-, Kreis-, Balken- oder Liniendiagramme, werden in Echtzeit ansprechend dargestellt.

Mit dem Datenfeld-Editor können individuelle Felder innerhalb der Datenbank angelegt werden. Von einfachen String-Feldern bis hin zu Datums- und Referenzfeldern werden alle Feldtypen unterstützt. Mit dem Masken-Designer können diese speziellen Felder in der jeweiligen Maske platziert werden.

Dokumente jeder Art strukturiert abzulegen und wieder zu finden, ist eine unabdingbare Voraussetzung für effizientes Arbeiten. HSD NOVA-FM unterstützt alle gängigen Dokumententypen z.B. Text-, Bild-, PDF- oder CAD-Dateien. Das Dokumenten-Management ermöglicht eine Zuordnung von Dokumenten zu Objekten, z.B. Raum, Person oder Gerät. Speicherort ist die zentrale Datenbank oder ein externer File-Server. Die Zuordnung zu Objekten erfolgt kinderleicht per Drag & Drop. Jeder Datei kann bei Bedarf eine Revisionierung hinterlegt werden, so dass man jederzeit die aktuelle Fassung im Zugriff hat und auch die Historie eines Dokumentes nachvollziehbar ist. Ein besonderes Highlight: Jedem Dokument können Schlagworte für die anschließende Suche zugeordnet werden.

Siehe Abfallstoffmanagement

Für den Bereich Einweisungen haben wir eine einfache, übersichtliche Erfassungsmaske entwickelt, die einem ohne viel Aufwand einen schnellen Überblick über den Ist-Zustand gibt. Das Einweisungsmanagement wird im Service Center aufgerufen und ist, da webbasiert, überall verfügbar, d.h. die Dokumentation kann direkt durch den Gerätebeauftragten auf den Stationen erfolgen. Dies sind weitere hilfreiche Funktionen für das rechtssichere Einweisen in NOVA: Einweisungen mehrerer Personen aus einer Liste in einem Schritt Rechtssichere und revisionssichere Dokumentation nach MPG und MPBetreibV Übersicht von nicht eingewiesenem Personal auf Gerätetypen in einer Matrix Unterschriftsfertige Ausgabe von Einweisungsprotokollen direkt aus der Erfassungsmaske Unterschriebene Einweisungsdokumente können der elektr. Einweisung direkt hinzugefügt werden (z.B. per Drag&Drop)

Die Fuhrparkverwaltung ermöglicht die Anlage und Verwaltung von jeglichen Fahrzeugtypen mit allen relevanten Stammdaten. Jedem Fahrzeug können wiederkehrende Termine, z.B. Wartungs- und Inspektionstermine, hinterlegt werden. Diese werden mit einer entsprechenden Vorlaufzeit den zuständigen Mitarbeitern angezeigt. Jedes Fahrzeug kann einem Mitarbeiter zugeordnet oder als Pool-Fahrzeug deklariert werden. Dazu gehören auch die Dokumentation eines Fahrtenbuches und die Ablage von jeglichen Dokumenten zu einem Fahrzeug.

Siehe Arbeitssicherheit

Mit diesem Modul lassen sich alle im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe und ihre gefährlichen Eigenschaften verwalten - mit Verweis auf Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen. Durch die zentrale Erfassung der Gefahrstoffe in NOVA wird also sichergestellt, dass gefahrstoff- und belastungsspezifische Informationen nur an einer zentralen Stelle im Unternehmen gespeichert und bearbeitet werden.

Siehe Anlagen- und Gerätemanagement oder Anlagen- und Gerätemanagement MT (Medizintechnik)

Im NOVA-Gewährleistungsobjekt werden sämtliche Gewährleistungsinformationen z.B. Gewährleistungsgeber, Gewährleistungsfrist, Restlaufzeit, Bestellnummer, Besteller, Rechnungssumme, Gewerk, etc. vorgehalten. Zum Gewährleistungsobjekt können beliebige Gewährleistungsgegenstände z.B. Anlagen, Geräte, Räume oder Flächen zugeordnet werden. Sicherheitseinbehalte oder Bürgschaften lassen sich in der separaten Legende Absicherung zentral verwalten und dem Gewährleistungsobjekt zuordnen.Im Falle einer Störmeldung zu einem Objekt mit aktiver Gewährleistung erhalten die Auftragsbearbeiter den Hinweis, dass z.B. für dieses Objekt noch Gewährleistung besteht. An dieser Stelle beginnt der Prozess der Mangelanzeige beim Gewährleistungsgeber. Hierbei kann der Prozess über die Mangelanzeige, der 1. und 2. Nachfrist zur Mangelbeseitigung bis hin zur Ersatzvornahme durchlaufen und überwacht werden. Der gesamte Schriftverkehr wird zentral hinterlegt und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation des Sachverhaltes. Vor Ende der Gewährleistung kann ein Auftrag, mit konfigurierter Vorlaufzeit und einer definierbaren Checkliste zur Überprüfung der Mangelfreiheit des oder der Gewährleistungsgegenstände generiert werden.

Das Instandhaltungsmanagement mit NOVA-FM unterstützt die rechtssichere Planung, Durchführung und Überwachung von Prüfungen sowie Inspektions- und Wartungsmaßnahmen für die Anlagen und Geräte. Sämtliche gesetzlich geforderten Prüftermine, Herstellervorgaben sowie Maßnahmentermine können hinterlegt werden, für die Eigenleistung als auch für die Fremdvergabe. Fälligkeiten und Fristen sind jederzeit im Blick. NOVA wählt zum jeweiligen Prüfsystem die dazugehörige Prüfvorschrift automatisch aus - z.B. zur Durchführung der DGUV V3-Prüfungen mit anschließender automatischer Übernahme der Prüfergebnisse und Terminfortschreibung der Gerätetermine. Eine integrierte Journal-Funktionalität protokolliert relevante Änderungen am Gerät, z.B. die Änderung des Status mit den Informationen: wer, wann und was.

Mit der Inventarverwaltung ist die Erstellung eines einfachen und erweiterten Inventarverwaltungskataloges möglich. Der einfache Inventar- bzw. Ausstattungsverwaltungskatalog besteht aus einem Typ und einer optional dazugehörigen Kostengruppe. Dieses einfache Inventar kann einem Objekt, z.B. einem Raum, mit einer Anzahl zugeordnet werden. Das erweiterte Inventar ermöglicht die Angabe von weiteren Informationen, z.B. Baujahr oder Hersteller. Außerdem kann dem erweiterten Inventar ein Prüfungstermin hinterlegt werden und alle Bewegungen (Störungen, Aufträge und Durchführungen) werden mit hinterlegten Kosten angezeigt.

Das IoT hat sich in den letzten Jahren zu einer sehr wichtigen technologie entwickelt. Im Gebäudemanagements sind die kleinen Sensoren nicht mehr wegzudenken und lassen analoge Prozesse digital und intelligent werden. Mit NOVA FM lassen sich diese Sensoren über ihre ID einem Objekt, z.B. einer Anlage, einem Raum oder einer Fläche, zuordnen. Anhand von konfigurieren Regeln, wie Schwellenwerte oder Status-Codes, lassen sich frei definierbare Prozesse erstellen. Ereignisse werden so zustandsbasiert ausgelöst, dies kann eine Reinigung nach der Benutzung eines Raumes sein oder die Instandhaltung einer Anlage anhand eines definierten Schwellenwertes.

Siehe Plantafel

Die künstliche Intelligenz (KI) ist auch im Facility Management auf dem Vormarsch und zieht in nahezu alle Branchen ein. HSD versteht sich als innovatives Software- und Systempartner-Unternehmen für zukunftsweisende Facility-Management-Lösungen. Wir beschäftigen uns bereits seit längerem mit dem Thema KI im FM. KI wird auch für das Facility Management einen absoluten Mehrwert schaffen und die erhobenen Daten aus dem Immobilienbestand werden zukünftig nicht nur der revisionssicheren Dokumentationsstandard dienen. So lassen sich z.B. anhand der durchgeführten Instandhaltungsmaßnahmen Prognosen erstellen, wann ein Instandhaltungsobjekt voraussichtlich wieder gewartet werden muss oder mit welchen Instandhaltungskosten im nächsten Jahr kalkuliert werden kann. Ein weiteres Praxisbeispiel wäre die Bildanonymisierung (DGSVO-konform) und die Bildanalyse zur Qualitätskontrolle von durchgeführten Leistungen (z.B. im Winterdienst).

Belegerfassung: Hier lassen sich alle kostenrelevanten Vorgänge anhand der in NOVA vorhandenen Belege abbilden. Egal, ob es sich z.B. um eine ausgehende Bestellung, eine Eingangsrechnung oder interne Kosten handelt, NOVA lässt sich individuell anpassen. Innerhalb der Belege können Belegzeilen frei oder anhand eines definierten Artikelkatalogs eingefügt werden. Die Aufteilung der Kosten lässt sich dabei durch unterschiedliche Kontierungen nach Verteilungsschlüsseln auf die Objekte (z.B. Geräte, Räume, Mieteinheiten oder Fahrzeuge) aufteilen. Je Objekt wird ein Instandhaltungsquotient mit einer entsprechenden Warnfunktion berechnet. Budget/Projektverwaltung: Dieses Modul ermöglicht ein übersichtliches Budgetcontrolling nach frei definierbaren Kostengruppen, z.B. DIN 276, DIN 18960 oder GEFMA 200. Alle Kosten werden kumuliert in einer Baumstruktur angezeigt und ermöglichen eine Budgetdarstellung in Echtzeit. Überbuchungstoleranzen und viele weitere Leistungsmerkmale runden dieses Modul ab. Verträge: Das Vertragsmanagement erfasst alle relevanten Vertragseckdaten, z.B. Vertragspartner, Gültigkeit, Kosten und Bezug zum Vertragsobjekt. Innerhalb des Leistungsverzeichnisses lassen sich die vertraglich definierten Tätigkeiten abbilden und gem. eines Ausschreibungsprozesses (AVA) einfach darstellen. Ob Bedarfs- oder zyklische Abrechnungspositionen - mit dem Leistungsverzeichnis bleiben alle Kosten jederzeit im Überblick.

Das Modul Kundenmanagement ermöglicht die umfangreiche Verwaltung von Unternehmen und Einzelpersonen inkl. der Hinterlegung mehrerer Kontaktadressen, Telefonnummern, Email-Adressen und Standorten pro Unternehmen oder Einzelperson. Beziehungen zwischen Unternehmen in Form von Wettbewerbern, Alternativanbietern oder Partnerunternehmen können ebenso erstellt werden wie zwischen Unternehmen und Einzelpersonen.

Siehe Materialwirtschaft

Der Legenden-Editor ermöglich die freie Erstellung von individuellen Legenden (Referenztabellen). In Kombination mit dem Datenfeld-Editor lassen sich die neuen Felder innerhalb dieser Legenden positionieren. Die erstellten Legenden bzw. die darin enthaltenen Felder werden ebenfalls mit dem Masken-Designer an die gewünschte Maskenstelle positioniert.

Siehe Flächenmanagement

Der Masken-Designer ermöglicht die individuelle Anpassung aller Oberflächen an unterschiedlichste Benutzergruppen, Einzelmandanten etc. Sämtliche Felder können ein- und ausgeblendet sowie frei positioniert und konfiguriert werden.

Hier wird der gesamte Prozess einer Materialwirtschaft abgebildet. Von der Bedarfsanforderung (BANF), über eine oder mehrere Angebotsanfragen, bis hin zur Bestellung, dem Wareneingang und der Eingangsrechnung - der gesamte Prozess lässt sich in NOVA abbilden. Diverse Assistenzfunktionen ermöglichen die Überführung der einzelnen Teilschritte in Folgeprozesse. Ein intelligenter Dispositionslauf und Kalenderansicht und Inventurvorgang runden dieses Modul ab.

Die Medienkreise eines Gebäudes z.B. Stromkreise, WLAN, VLAN, IT-Netzwerk, Druckgasanlagen, Wasseranlagen usw. lassen sich als Objekte erfassen. Zu diesen Objekten lassen sich Störungen melden, Aufträge anlegen, Durchführungen dokumentieren, wiederkehrende Prüfungen und Wartungen definieren, überwachen und dokumentieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Objekten z.B. Geräten, Räumen usw., erhält der Anwender sehr schnell einen Überblick über die Auswirkungen bei einer Abschaltung eines Stromkreises. Weiterhin unterstützt dieses Modul beim Risikomanagement nach IEC 80001, da hierüber die Gefährdungen beim Anschluss eines Medizinproduktes an ein IT-Netzwerk beurteilt werden können.

Das neue NOVA Mietmanagement ermöglicht die komfortable Verwaltung von Wirtschafts- und Mieteinheiten. Jeder Mieteinheit können eine Vielzahl von Raum- und Flächendaten zugeordnet werden. Die frei konfigurierbaren Umlageschlüssel innerhalb der Kostenerfassung, z.B. Umlage pro qm, nach GIF oder DIN277, ermöglichen die Erstellung einer flexible Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter. In Kombination mit den Modulen Vertragsmanagement und dem integrierten CAD-Viewer können Sie alle relevanten Kenndaten perfekt verwalten und erhalten eine transparente Visualisierung der Mieteinheiten.

Siehe Apps

Die Organisationsverwaltung ist Teil des NOVA Grundmoduls. In NOVA können Abteilungen, Stationen, Kostenstellen und Kontenrahmen eines Unternehmens übersichtlich abgebildet werden. Eine individuell gestaltbare Hierarchie ermöglicht die Darstellung aller relevanten Organisationsstrukturen und somit die Abbildung der betriebseigenen Organigramme, Kostenstellenstrukturen und Kontenrahmen. Das Personal oder die Räume werden in der Regel einer Kostenstelle zugeordnet, um hinterher eine kostenstellenbezogene Auswertung durchzuführen. Bei Bedarf lassen sich bereits vordefinierte Kontenrahmen in NOVA hinterlegen, z.B. die Kontenrahmen nach DIN 18960 oder DIN 276.

Innerhalb der Kalenderansicht werden alle anstehenden Termine, z.B. Wartungen oder Prüfungen, angezeigt. Mit Hilfe einer Drag&Drop- Funktionalität lassen sich Termine in ihrer Fälligkeit, je nach Berechtigung, auch verschieben. Die Ansicht kann wahlweise auf einen Tag, eine Woche oder einen Monat umgestellt werden. In Kombination mit den vielseitigen Suchmöglichkeiten kann man die Ansicht auf die relevanten Termine reduzieren.

Das Parkraummanagement unterstützt bei der Verwaltung des verfügbaren Parkraums. Dies umfasst die Zuordnung konkreter Stellplätze an eine und mehrere Personen (Arbeitsschichten), die Ausgabe von Parkkarten und auch die Zuordnung von berechtigten Kraftfahrzeugen zu den jeweiligen Personen.

Siehe auch Budgetierung. Das NOVA-Projektmanagement ermöglicht die Erstellung und transparente Verwaltung von Projekten, in denen alle Projektbeteiligten eingebunden werden können. Es spielt dabei keine Rolle, ob ein Bauprojekt oder eine jährliche Investitionsplanung abgebildet werden sollen. Ein Projekt bildet hierbei die Klammer von unterschiedlichen Aufgaben und Aufträgen, die an internen Ressourcen oder extern Firmen vergeben werden können. Die gesamte Historie zu einem Projekt wird übersichtlich angezeigt.

Siehe Instandhaltung, Prüfen und Messen

Mit dem Raumbuch werden alle relevanten Daten zu einem Raum, wie Kosten, Ausstattungen, Abmessungen, Termine erfasst und verwaltet. Das Raumbuch kann bei Bedarf um das Flächenmanagement erweitert werden. Mit diesem Modul können Sie Flächen bis ins Detail erfassen und den gesamten Raumbestand, z.B. für Ausschreibungen, schnell zusammenfassen. Die ideale Grundlage auch für das Reinigungsmanagement

Eine komfortable Rechnungsstellung mit und ohne Bezug zu den internen und externen Kosten ist möglich. So kann z.B. auf Basis eines Auftrages eine Rechnung erstellt werden, in der alle internen und externen Aufwände weiterberechnet werden. In einem Überführungsassistenten können alle oder nur die mit „weiterberechnen“ gekennzeichneten Positionen in eine Ausgangsrechnung überführt werden. Auf Basis von Rechnungsvorlagen und standardisierten Textbausteinen können Ausgangsrechnungen mit Hinterlegung von Zahlungszielen erstellt werden.

Das Reinigungsmanagement ist ein ausgereiftes NOVA-Modul, mit dem die vielen speziellen Anforderungen einer professionellen Gebäudereinigung hervorragend verwaltet werden. Für alle Regel-, Sonder- und Spontan-Reinigungsleistungen. Für die Regelleistung, z.B. Unterhalts- oder Glasreinigung, lassen sich Reinigungsklassen mit unterschiedlichen Zyklen definieren. Diese Reinigungsklassen werden den einzelnen Flächenobjekten zugeordnet, z.B. Räumen, Glasflächen oder Außenflächen. Unterschieden wird nach Voll- und Teil/Sicht-Reinigung. Die daraus resultierenden Reinigungsaufgaben lassen sich über einen Planungsassistenten einfach zu Revieren zusammenfassen (auch grafisch auf Basis von CAD-Plänen).

Die Ressourcenplanung unterstützt Sie durch eine grafische Kalenderoberfläche, um interne und externe Mitarbeiter einfach und gezielt Projekten zuzuordnen. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten hierüber schnell und einfach eine aktuelle Einsatzübersicht. Eine Übersicht von Soll- und Ist-Zeiten, z.B. für Wartungsaufträge oder Raumbegehungen, kann ebenfalls generiert werden. Für umfangreiche Projekte können verschiedene Mitarbeiter zu Ressourcengruppen zusammengefasst werden. Neben den einzelnen Personen stehen in diesem Modul auch Geräte und Räume für eine zeitliche Disposition zur Verfügung.

Aktive Medizinprodukte weisen i.d.R. Netzschnittstellen auf und werden in das bestehende Netzwerk eingebunden. Dies ist mit erheblichen Risiken verbunden! Das NOVA-Risikomanagement ermöglicht die Zuordnung von Risikobewertungen zu Verwaltungsobjekten, z.B. Gerät oder Medienkreis. Die Risikobewertung setzt sich aus einem Bewertungstext und einer Risikomatrix – Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß – zusammen. Diese Risikomatrix kann über eine Checkliste automatisch ermittelt werden. Daraus resultiert die Risikoklasse, die im Verwaltungsobjekt angezeigt wird. Jede Risikobewertung besitzt einen eigenen Status und bietet dadurch in allen Lebenszyklusphasen des Verwaltungsobjektes eine transparente Darstellung. Man kann unterschiedliche Risikobewertungen durchführen, nach DIN EN 80001-1 oder auch für eine andere Gefährdungsbeurteilung. Speziell für die DIN EN 80001-1 wird bei einem Anschluss eines medizintechnischen Gerätes an einen Medienkreis, z.B. Netzwerk (LAN), eine Maßnahmencheckliste angezeigt, die durch den Anwender bestätigt werden muss. Beim Anschluss eines Gerätes an den Medienkreis werden die Risikoklassen miteinander verglichen und der Anwender erhält ggf. einen Hinweis über eine unzulässige Installation. Alle Risikobewertungen stehen in einer auswertbaren Form zur Verfügung, sodass alle nicht bewerteten Verwaltungsobjekte schnell und übersichtlich dargestellt werden können.

Das Service Center ist die zentrale Online-Anlaufstelle für alle Mitarbeiterbelange. Störungen melden, Geräteeinweisungen dokumentieren und vieles mehr ist durch eine besonders anwenderfreundliche Oberfläche schnell und sehr einfach durchzuführen. Auf Ergonomie und Klarheit wird hier besonderen Wert gelegt, um wirklich allen Mitarbeitern gerecht zu werden. Weitere Einsatzbereiche: grafische Unterweisungsmatrix Kontakte – Drucken des Geräteführerscheins Gerätemanagement mit Zugriff auf Dokumente (Bedienungsanleitung) Aufträge – Direkte Bearbeitungsfunktion inkl. der Prüfungen (Checkliste) Übersicht aller anstehenden Termine Flächenmanagement – Darstellung aller Flächen

Bewegungselemente (Meldungen, Probleme, Aufträge, Durchführungen) werden übersichtlich verwaltet. Innerhalb der prozessgesteuerten Bearbeitung, angelehnt an den ITIL und ISO 20000 Standard, lässt sich der gesamte Lebenszyklus der erfassten Stammdaten (Geräte, Anlagen, Gebäude, Fahrzeuge, Bäume…) lückenlos dokumentieren. Ganz gleich ob es sich um reaktive Meldungen aus dem Service Center (Web-Portal) oder um geplante Terminaufträge handelt, die unterschiedlichen Gewerke behalten stets den Überblick, um den operativen Betrieb aufrecht zu erhalten. Die intern oder extern definierten Service Level Agreements (SLAs) lassen sich anhand der automatisch dokumentierten Reaktions- und Behebungszeit transparent nachweisen. Bei Überschreitungen von Terminfristen werden individuelle Eskalationsstufen abgebildet.

Die Schlüsselverwaltung beinhaltet alle relevanten Elemente zur professionellen Verwaltung von Schließanlagen und Schließsystemen, z.B. Schlüssel, Schließzylinder und Chipkarten. Dokumentiert werden die Prozesse Ausgabe, Rückgabe oder auch der Verlust. Ein Schlüssellager gibt einen Überblick der vorhandenen Schlüssel sowie eine automatische Erinnerung zur Nachbestellung von Schlüsseln – ganz gleich ob Einzel- oder Gruppenschließungen, Hauptschließungen etc.. Eine frei definierbare Hierarchie bildet die Basis für eine lückenlose Bestandsdokumentation. Mitgelieferte Druckvorlagen bieten dem Anwender die Möglichkeit, die dynamischen Prozesse wie die Schlüsselausgabe als Ausdruck zu generieren. Zusammen mit der grafischen Visualisierung von Schließanlagen in Form von Schließplänen und einer CAD-Visualisierung ist dieses Modul eine unverzichtbare Basis für eine übersichtliche und kompromisslose Schlüsselverwaltung.

Mit dem Umzugsmanagement lassen sich alle Aspekte eines Umzuges komfortabel verwalten. So können z.B. Umzüge innerhalb eines Gebäudes oder auch liegenschaftsübergreifend durchgeführt werden. Darüber hinaus können unterschiedlichste Umzugsszenarien definiert und durchgespielt werden. Durch die CAD-Integration lassen sich diese Umzugsszenarien auch in der CAD-Zeichnung visualisieren, bzw. können Änderungen direkt im CAD-Plan durchgeführt und in die Variante importiert werden. Jede Variante wird dabei durch eigene Layer gebildet, so dass verschiedene Varianten in der Zeichnung übereinander gelegt und verglichen werden können.

Siehe Kostenmanagement

Siehe Instandhaltung, Prüfen und Messen

Der Web-Client verfügt über fast alle Funktionen des Windows-Clients. Siehe auch Apps

Siehe Service Center

Der Workflow-Manager unterstützt intelligent die Individualisierung von Geschäftsprozessen. So können Prozesse in grafischer Form modelliert und mit Programmfunktionen verknüpft werden. Erstellte Workflows können sowohl ereignis- als auch zeitgesteuert ausgeführt werden. Innerhalb der Workflows sind unterschiedlichste Ablaufkontrollstrukturen, wie z.B. Verzweigungen, Schleifen etc. mit programminternen und externen Funktionen und Bedingungen kombinierbar. Hierdurch können hochindividualisierte Schnittstellen zu externen Systemen, Programmablaufsteuerungen innerhalb von NOVA und viele weitere Anforderungen umgesetzt werden.