Mietmanagement

Das Mietmanagement wurde in enger Kooperation mit Anwendern von uns entwickelt – aus der Praxis, für die Praxis. Das Mietmanagement untergliedert sich in zwei Teilbereiche: Mietvertragsverwaltung und Nebenkostenabrechnung.

Mietvertrags-Stammdaten werden strukturiert auf Basis der Objekttypen Wirtschaftseinheiten, Mieteinheiten (optional. auf Basis von Flächendaten) und Mietverträgen abgebildet. Aktuelle Bestandsdaten werden mit einem erprobten Standard-Migrationsverfahren, i. d. R. auf Basis Excel-Daten, in NOVA-FM migriert und wenn notwendig, optimiert.

Auf Basis der Mietverträge lassen sich Mietsollstellungsbelege zyklisch automatisiert erzeugen. Diese Sollstellungsbelege können anschließend über vorhandene Standard-Schnittstellen an das ggf. vorhandene kfm. ERP-System übertragen werden.

Für die Nebenkostenabrechnung der Betriebs- und Heizkosten werden umlagefähige Belege, z.B. Eingangsrechnungen oder interne Leistungsbelege für Kleinstreparaturen, in NOVA erfasst. Diese Belege können zum einen über eine Standard-Schnittstelle aus dem kfm. ERP-System an NOVA-FM übertragen werden und oder direkt in NOVA erfasst werden, z.B. mobile Instandsetzungsrückmeldung durch den Techniker.

Auf Basis eines Nebenkostenabrechnungsassistent werden anschließend die erfassten Belege auf die Mietverträge der betroffenen Wirtschaftseinheit umgelegt und revisionssicher dokumentiert.

Mietvertragsverwaltung

• Verwaltung aller relevanten Mietvertragsdaten (vom Mietangebot bis zur Miethistorie)
• Hinterlegung von mehreren Mietern inkl. Kontodaten und SEPA-Mandat
• Private und gewerbliche Mietverträge (steuerfrei oder steuerpflichtig)
• Unterjährige Vertragsanpassungen möglich mit Historie
• Generierung des Mietvertrags (Dokument) für den Mieter
• Definition von individuellen Mietkonditionen (Staffelmiete, Mietzuschläge, Stellplatzfläche…)
• Berechnung der Mietfläche auf Basis der zugeordneten Flächen (Fläche je Mietvertrag bleibt führend)
• Optionale Integration von CAD-Plänen zur Visualisierung der Mietfläche
• Bi-direktionale Standardschnittstellen zum führenden ERP-System zur Übertragung der Mieterdaten (Debitoren, Konto-Daten, SEPA-Mandate, Sollstellungsbelege…)

• Assistent zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung pro Wirtschaftseinheit
• Freie Definition von Abrechnungszeiträumen mit Berücksichtigung von Schaltjahren
• Manuelle Anpassung der Sollstellungsvorauszahlung
• Vorschau der Nebenkostenabrechnung je Mietvertrag
• Erfassung von umlagefähigen Eingangsbelegen mit Zuordnung zur Wirtschaftseinheit, Mieteinheit oder Mietvertrag
• Tagesgenaue Abrechnung
• Serienbrieffunktion zur Generierung der Nebenkostenabrechnung, unterschieden nach Betriebskosten und Heizkosten
• Nach Abschluss der Nebenkostenabrechnung keine Änderung außer Stornierung mehr möglich (revisionssicher)
• Stornierte Nebenkostenabrechnung bleiben für die Historie erhalten und es kann erneut eine Nebenkostenabrechnung mit allen Korrekturen erstellt werden
• Bi-direktionale Standardschnittstellen zum führenden ERP-System zur Übertragung der Nebenkostenabrechnungsbelege (Nachzahlung = Sollstellung oder Guthaben = Gutschrift)