Was ist CAFM?
Computer-Aided Facility Management (CAFM) beschreibt den softwaregestützten Ansatz zur systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle von Immobilien und deren technischer Infrastruktur. Als zentrales Managementsystem digitalisiert und optimiert CAFM die gesamte Bandbreite des Facility-Managements – von der Wartungsplanung bis zur Ressourcenverwaltung.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: CAFM ist ein softwarebasiertes System zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Immobilien und deren technischer Infrastruktur.
- Kernfunktionen: CAFM optimiert die Verwaltung von Gebäuden, Wartungsplanung, Ressourcenmanagement und sorgt für eine lückenlose Dokumentation und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Automatisierung: Routineaufgaben wie Wartungszyklen, Reparaturaufträge und Berichterstattung werden durch automatisierte Prozesse effizienter gestaltet.
- Vorteile: CAFM-Systeme reduzieren unter anderem die Kosten, erhöhen die Effizienz, gewährleisten Transparenz und ermöglichen fundierte Entscheidungen durch zentrale Datenverwaltung und Automatisierung.
- Einsatzbereiche: Von Facility-Managern bis zu IT-Abteilungen und externen Dienstleistern profitieren verschiedene Akteure durch maßgeschneiderte Funktionen.
Was ist ein CAFM-System?
Ein CAFM-System setzt sich aus einer Benutzeroberfläche und einer zentralen Datenbank zusammen. In dieser Datenbank werden sämtliche Informationen zu Gebäuden, technischen Anlagen und Einrichtungen systematisch erfasst und historisiert. Die Software ermöglicht eine rollenbasierte Bereitstellung dieser Daten und bildet die Grundlage für fundierte Analysen und Auswertungen.
Die Einsatzmöglichkeiten erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus der verwalteten Objekte. Zu den Kernfunktionen gehören die Administration von Gebäuden und Räumen, die Planung von Wartungsarbeiten sowie die Verwaltung der technischen Gebäudeausstattung. Das System dokumentiert dabei alle relevanten Prozesse und unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Es wird zwischen klassischen Client-Server-Lösungen und cloudbasierten CAFM-Systemen unterschieden. Mit NOVA-FM setzen wir auf einen cloudbasierten Ansatz, damit unsere Kunden auf eine ortsunabhängige Lösung zurückgreifen können, die durch umfangreiche Support- und Serviceleistungen komplementiert wird.
Die Implementierung eines CAFM-Systems bietet mehrere strategische Vorteile: Die Verfügbarkeit technischer Anlagen wird erhöht, Betriebskosten können gesenkt und Ressourcen effizienter eingesetzt werden. Durch die systematische Erfassung und Auswertung aller Facility-Management Prozesse schafft die Software zudem die notwendige Transparenz für fundierte betriebliche Entscheidungen.
Warum braucht es CAFM im Facility-Management?
Da die Komplexität in der Immobilienverwaltung stetig zunimmt, ist die Integration von CAFM im Facility-Management heute unverzichtbar geworden. Als zentrale Dokumentationsplattform vereint CAFM sämtliche relevanten Managementprozesse an einem Ort.
Ein vollständig implementiertes CAFM-System bietet umfangreiche Unterstützung in verschiedenen Kernbereichen: von der automatisierten Raum- und Personalplanung über die digitale Archivierung wichtiger Dokumente bis hin zur systematischen Planung von Wartungszyklen. Ein CAFM stellt dabei sicher, dass alle relevanten Informationen den Mitarbeitern unmittelbar zur Verfügung stehen.
Zudem können komplette Facility-Management-Prozesse digital abgebildet werden. So können Schadensmeldungen direkt im System erfasst, als Reparaturaufträge klassifiziert und automatisch an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet werden. Die Echtzeitverfolgung dieser Aufträge ermöglicht dabei eine lückenlose Dokumentation und Kontrolle.
Die Digitalisierung durch CAFM überwindet die Nachteile traditioneller, papierbasierter Dokumentation. Statt isolierter Datensätze und veralteter Baupläne bietet das System eine zentrale, stets aktuelle Informationsplattform – sowohl für interne Teams als auch externe Dienstleister.
Mit steigender Komplexität der technischen Infrastruktur – beginnend bei Klimaanlagen über Serverräume bis zu Aufzugsystemen – wird ein vorbeugendes Management immer wichtiger. CAFM-Systeme schaffen hier die notwendige Transparenz und unterstützen bei der vorausschauenden Wartungsplanung.
Die Vorteile auf einen Blick
Die Implementierung eines CAFM-Systems bietet Ihrem Unternehmen entscheidende strategische und operative Vorteile für das Facility-Management. Als zentrales Verwaltungssystem optimiert es die gesamte Gebäudebewirtschaftung und steigert die Effizienz aller Prozesse.
Kosteneinsparung und Transparenz:
- Vermeidung doppelter Datenpflege durch zentrales System
- Eindeutige Identifikation von kostenintensiven Bereichen
- Reduzierte Wartungs- und Betriebskosten durch Standardsoftware
- Transparente Übersicht aller anfallenden Kosten
- Optimierte Budgetplanung durch fundierte Datenanalysen
Prozessoptimierung und Ressourcenmanagement:
- Höherer Automatisierungsgrad bei Verwaltungsprozessen
- Effiziente Steuerung der Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben
- Bedarfsgerechte Planung des Ressourceneinsatzes
- Digitales Management von Dienstleisteraufträgen
- Systematische Erfassung und Verwaltung aller Facility-Management-Aufgaben
Rechtssicherheit und Dokumentation:
- Rechtskonforme Verwaltung aller Liegenschaften
- Lückenlose Dokumentation von Wartungsarbeiten
- Vollständige Historie aller durchgeführten Maßnahmen
- Systematische Erfassung von Garantien und Gewährleistungen
- Nachvollziehbare Dokumentation des Objektzustands
Kommunikation und Zusammenarbeit:
- Strukturierte Rechteverwaltung für alle Mitarbeiter
- Vereinfachte Kommunikation mit externen Dienstleistern
- Mobile Erreichbarkeit für alle Beteiligten
- Effiziente Abstimmung zwischen internen Teams
- Transparente Auftragsabwicklung und -verfolgung
Integration und Zukunftssicherheit:
- Nahtloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen (IoT)
- Fundierte Datenbasis für strategische Entscheidungen
- Nachhaltige Optimierung des Gebäudebetriebs
- Freisetzung von Ressourcen für neue Entwicklungen
- Zukunftsorientierte Standardisierung aller Prozesse
Was sind die Vorteile gegenüber anderen Facility-Management-Systemen?
Vor allem durch ihren hohen Automatisierungsgrad setzten sich CAFM-Systeme von traditionellen Facility-Management-Lösungen ab. CAFM überzeugt besonders bei der effizienten Abwicklung wiederkehrender Aufgaben, bei denen standardisierte Prozesse zum Einsatz kommen.
Die integrierte Prozessautomatisierung reduziert den Zeitaufwand für Routineaufgaben erheblich. Durch automatische Erinnerungsfunktionen, standardisierte Vorlagen und systematische Checklisten gewährleistet das System eine zuverlässige Durchführung aller Kontrollen und Wartungsarbeiten. Die lückenlose Dokumentation minimiert dabei potenzielle Haftungsrisiken und sichert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
Die Automatisierung dieser Standardprozesse entlastet Ihre Mitarbeiter spürbar. Dadurch können sich diese verstärkt auf komplexe Herausforderungen und strategische Aufgaben konzentrieren.
Wer im Unternehmen profitiert von einem CAFM-System?
In Unternehmen greifen verschiedene Abteilungen und Mitarbeitergruppen auf CAFM-Systeme zu. Dies reicht von Facility Managern und der technischen Gebäudeverwaltung über die Instandhaltung bis hin zur kaufmännischen Verwaltung. Auch das Management nutzt die Software für strategische Entscheidungen rund um das Immobilienportfolio. Zusätzlich arbeiten externe Dienstleister wie Handwerker oder Reinigungskräfte mit ausgewählten CAFM-Funktionen. Besonders profitieren jedoch die folgenden Bereiche.
Facility-Manager profitieren von einer zentralen Plattform zur effizienten Steuerung sämtlicher Gebäudeprozesse und Ressourcen. Die Software gewährleistet durch integrierte Monitoring- und Auswertungsfunktionen die gesetzeskonforme sowie wirtschaftliche Verwaltung der Immobilien.
Mehr über den Nutzen von CAFM für Facility-Manager erfahren.
Medizintechniker werden durch die systematische Erfassung und Überwachung des gesamten medizintechnischen Gerätebestands unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben und Prüfintervalle unterstützt. Eine CAFM-Software ermöglicht durch ihre flexible Struktur die detaillierte Dokumentation von Geräten, Zubehör und Schnittstellen.
Mehr über den Nutzen von CAFM für Medizintechniker erfahren.
Die Arbeit von Instandhaltern wird durch die automatisierte Verwaltung und Überwachung aller Wartungs-, Inspektions- und Prüfungstermine für sämtliche technische Anlagen und Geräte optimiert. CAFM vereinfacht die gesetzeskonforme Dokumentation durch die Integration gängiger Prüfsysteme und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller durchgeführten Maßnahmen und Statusänderungen.
Mehr über den Nutzen von CAFM für Instandhalter erfahren.
Als Dienstleister profitieren Sie von einer transparenten und effizienten Verwaltung verschiedener Kundenportfolios. CAFM bietet die perfekte Balance zwischen detaillierter Dokumentation für den Dienstleister und übersichtlichem Reporting für die Auftraggeber.
Mehr über den Nutzen von CAFM für Dienstleister erfahren.
CAFM unterstützt IT-Abteilungen durch die zentrale Erfassung und Verwaltung sämtlicher Hardware-Assets, Software-Lizenzen und Netzwerkkomponenten in einer strukturierten Datenbank.
Mehr über den Nutzen von CAFM für IT-Abteilungen erfahren.
Gerätebeauftragte profitieren von einer automatisierten Verwaltung und transparenten Überwachung aller Mitarbeiter-Qualifikationen und Geräteschulungen.
Mehr über den Nutzen von CAFM für Gerätebeauftragte erfahren.
Welche Unternehmen profitieren besonders von einem CAFM?
Eine CAFM-Software kann in vielen Unternehmen und Branchen Anwendung finden. Besonders wichtig ist ein CAFM jedoch für diejenigen, die komplexe, umfangreiche oder kritische Immobilien und Anlagen verwalten müssen.
Zu unserem Kundenkreis zählen Unternehmen aus folgenden Bereichen:
- Immobilien- und Facility-Management
- Industrie
- Gesundheitswesen (Für ein rechtssicheres Sterilgut-Management sollten Sie sich unbedingt HSD ChargenDoc ansehen)
- Bildungseinrichtungen (Universitäten, Schulen)
- Öffentliche Verwaltung und Behörden
- Hotel- und Gastgewerbe
- Handels- und Einzelhandel
- Luftfahrt und Transport
HSD NOVA: Das perfekte CAFM-System für Ihr Unternehmen
40 Jahre Erfahrung im Facility-Management treffen bei uns auf modernste Technologie. Mit NOVA-FM bieten wir eine GEFMA-zertifizierte Komplettlösung, die durch ihre Microsoft-angelehnte Benutzeroberfläche sofort überzeugt. Die Software passt sich flexibel Ihren Anforderungen an – ganz ohne Programmierung.
Ob Cloud oder On-Premises: Als Microsoft Certified Partner garantieren wir höchste Standards und begleiten Sie von der Beratung bis zur Implementierung. Unsere modulare Lösung wächst mit Ihren Ansprüchen und bietet maximalen Investitionsschutz für nachhaltiges Facility-Management.
