Was ist Facility Management?
Was ist Facility Management?
Professionelles Facility Management ist der Schlüssel zur wirtschaftlichen und nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung. Es umfasst alle Dienstleistungen und Maßnahmen, die den reibungslosen Betrieb, die Sicherheit und die Nachhaltigkeit von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen gewährleisten. Als strategischer Partner unterstützt Sie das Facility Management dabei, Ihre Immobilien und technischen Anlagen optimal zu betreiben.
Der Artikel zusammengefasst
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Hauptaufgaben des Facility Managements: Die zentralen Aufgaben des Facility Managements umfassen das Energiemanagement, die Verwaltung von Mietverhältnissen, das Flächen- und Belegungsmanagement sowie die Wartung und den technischen Betrieb von Gebäuden.
- Einsatz von CAFM-Software wie NOVA-FM: Durch den Einsatz von CAFM-Software werden sämtliche Facility-Management-Prozesse digitalisiert und optimiert.
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Bedeutung des Facility Managements: Ein professionelles Facility Management sorgt für eine effiziente Verwaltung und Optimierung von Gebäuden. Gleichzeitig schafft es ein produktives Arbeitsumfeld, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur nachhaltigen Bewirtschaftung von Immobilien bei.
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Technologische Trends im Facility Management: Moderne Technologien wie IoT, Smart Buildings, PropTech und Künstlicher Intelligenz werden auch Facility Management zunehmend wichtiger.
Was sind die Aufgaben des Facility Managements?
Das Facility Management begleitet Ihr Gebäude durch alle Lebenszyklusphasen – von der ersten Planung bis zum möglichen Rückbau. Der Fokus liegt dabei auf der wirtschaftlichen Bewirtschaftung und optimaler Ressourcennutzung. Das spart Kosten und erhält den Immobilienwert langfristig.
Zu den Hauptaufgaben des Facility Managements gehören unter anderem:
- Anlagen- und Gerätemanagement
- Flächenmanagement, CAD und BIM
- Instandhaltung, Prüfen und Messen
- Störmeldewesen
- Reinigungsmanagement
- Energiemanagement
- Mietmanagement
Neben diesen Kernaufgaben umfasst das Facility Management zahlreiche Maßnahmen zur Effizienzsteigerung:
- Störungsfreie Betriebsabläufe
- Optimale Rentabilität des Gebäudes / Budget- und Kostenkontrolle
- Erfüllung der Betreiberverantwortung
- Optimierung der digitalen Gebäudesysteme
- Energiemanagement zur Effizienzsteigerung
- Flächen- und Belegungsmanagement
- Störmeldewesen und Notfallmanagement
- Umweltdienste, wie Abfallmanagement und Recycling
- Verwaltung von Mietverhältnissen, inkl. Abrechnungen
- Management von Bau-/Investitionsprojekten
Welche Rolle spielt CAFM beim Facility Management?
CAFM (Computer-Aided Facility Management) ist eine Softwarelösung, die Facility-Management-Prozesse digitalisiert und optimiert. Sie dient als zentrale Plattform zur Verwaltung und Überwachung verschiedener Gebäudefunktionen. Durch die Integration von Wartungsplänen, Flächenmanagement und digitaler Dokumentation werden Abläufe automatisiert und transparent gemacht.
Die Vorteile von CAFM im Facility Management
- Höhere Datengenauigkeit: Alle relevanten Informationen werden zentral erfasst und aktuell gehalten.
- Optimierte Kommunikation: Verbesserte Abstimmung innerhalb von Facility-Management-Teams.
- Effiziente Ressourcennutzung: Optimale Verteilung von Personal, Material und Zeit.
- Erhöhte Anlagenleistung: Frühzeitige Wartung verhindert Ausfälle und reduziert Reparaturkosten.
- Verbesserte Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und sicherheitsrelevanter Vorgaben.
Viele Unternehmen verwalten ihre Gebäude und Anlagen weiterhin mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen oder Papierformularen. Diese Vorgehensweise führt zu ineffizienten Abläufen und erhöht die Fehleranfälligkeit. Eine digitale Lösung wie NOVA-FM CAFM kann hier entscheidend zur Optimierung beitragen und Facility-Management-Prozesse deutlich effizienter gestalten.
Welche Bedeutung hat das Facility Management?
Durch die professionelle Verwaltung und Optimierung von Gebäuden, Anlagen und der Infrastruktur schafft das Facility Management die Grundlage für ein produktives Arbeitsumfeld. Ein durchdachtes Facility Management wirkt sich direkt auf die Werterhaltung von Immobilien und Betriebsmitteln aus. Es sorgt für eine effiziente Raumnutzung, koordiniert Investitionen und steuert den Energieverbrauch. Besonders wichtig ist dabei die vorausschauende Wartung, die teure Reparaturen vermeidet und Betriebskosten senkt.
Ihr Unternehmen profitiert von systematischen Analysen und frühzeitigen Optimierungen der Facility-Prozesse. Dadurch erlangen Sie Kosteneinsparungen und steigern zugleich die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Ein angenehmes Arbeitsumfeld fördert die Produktivität und bindet qualifizierte Fachkräfte langfristig an Ihr Unternehmen.
Auch im Facility Management wird der Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle beigemessen. Modernes Facility Management unterstützt Ihr Unternehmen dabei, die Umweltziele zu erreichen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Die strategische Bedeutung eines professionellen Facility Managements wird damit zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
Studien belegen die Bedeutung des Facility Managements
Das Facility Management gewinnt in der modernen Unternehmensführung an Bedeutung. Während viele Unternehmen noch zögern, in professionelles Gebäudemanagement zu investieren, zeigen aktuelle Studien renommierter Institutionen dessen enormes Potenzial.
Arten des Facility Managements
Das Facility Management lässt sich grundsätzlich in die Kategorien „Hard“ und „Soft“ sowie strategisches und operatives Facility Management unterteilen.
Hard Facility Management (Hard FM) vs. Soft Facility Management (Soft FM)
Das Hard Facility Management konzentriert sich auf die technische und bauliche Infrastruktur eines Gebäudes. Hierzu zählen sämtliche Aufgaben rund um die Wartung und Instandhaltung von technischen Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimasystemen, Aufzugsanlagen, Sanitäreinrichtungen sowie die elektrischen Installationen.
Das Soft Facility Management umfasst alle personenbezogenen Dienstleistungen. Diese beinhalten die klassischen Hausmeisterdienste, die Verwaltung der Mietangelegenheiten, die Bereitstellung von Catering-Services sowie die Gewährleistung der Sicherheit und die regelmäßige Pflege der Außenanlagen. Auch die professionelle Gebäudereinigung und ein strukturiertes Abfallmanagement fallen in diesen Bereich.
Strategisches vs. operatives Facility Management
Neben der Unterscheidung zwischen Hard FM und Soft FM lässt sich das Facility Management auch in strategisches und operatives FM unterteilen.
Strategisches Facility Management
Das strategische Facility Management ist ein essenzieller Bestandteil der Immobilienwirtschaft und orientiert sich am gesamten Lebenszyklus einer Immobilie.
Nach der GEFMA 100 wird der Lebenszyklus eines Gebäudes in die folgenden neun Phasen unterteilt:
- Konzeption
- Planung
- Errichtung
- Vermarktung
- Beschaffung
- Betrieb und Nutzung
- Umbau, Sanierung
- Leerstand
- Verwertung
Beim strategischen FM werden demnach sämtliche Aspekte der Gebäudenutzung und -bewirtschaftung systematisch geplant und optimiert. Die Aufgaben umfassen dabei die effiziente Gestaltung der Gebäudestruktur, die Entwicklung flexibler Raumkonzepte sowie die Optimierung der Betriebskosten. Besonderes Augenmerk liegt auf der energietechnischen Ausstattung und der nachhaltigen Bewirtschaftung der Immobilie.
Operatives Facility Management
Das operative Facility Management umfasst das tägliche Gebäudemanagement und dessen praktische Umsetzung. Es bildet die Grundlage für einen reibungslosen Gebäudebetrieb und gliedert sich nach DIN 32736 in drei zentrale Bereiche:
- Technisches Gebäudemanagement (TGM)
- Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM)
- Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM)
Technisches Gebäudemanagement (TGM)
Das technische Gebäudemanagement übernimmt die Verantwortung für sämtliche technische Aspekte des Gebäudebetriebs. Die Aufgaben erstrecken sich von der regelmäßigen Wartung und Instandhaltung der technischen Anlagen bis zur Überwachung von Gewährleistungsansprüchen gegenüber externen Dienstleistern. Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Energie- und Informationsmanagement sowie in der Durchführung von Modernisierungen und Umbaumaßnahmen.
Das zentrale Ziel ist die Optimierung der Betriebs- und Instandhaltungskosten bei gleichzeitiger Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen.
Die Fachkräfte des technischen Gebäudemanagements sind bereits in der Planungsphase von Gebäuden involviert und begleiten die gesamte Bauausführung. Sie gewährleisten die Funktionsfähigkeit aller technischen Einrichtungen in verschiedensten Objekten wie Krankenhäusern, Gewerbeimmobilien oder Einkaufszentren. Zu ihren Kernaufgaben gehört auch die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitstechnik wie Brandmeldeanlagen sowie die Betreuung der Sanitäranlagen.
Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM)
Das infrastrukturelle Gebäudemanagement umfasst alle nicht technischen Dienstleistungen, die für einen ordnungsgemäßen Gebäudebetrieb erforderlich sind. Ein Kernbereich ist die Ver- und Entsorgung, welche die Bereitstellung von Energieträgern und Wasser sowie die fachgerechte Entsorgung von Abwasser und Reststoffen beinhaltet.
Zu den klassischen Aufgaben zählen die Hausmeister- und Gartendienste, einschließlich der Durchführung des Winterdienstes. Hinzu kommen professionelle Reinigungsleistungen, Sicherheitsdienste und die Verwaltung von Parkflächen. In Bürogebäuden werden zusätzliche Services wie die Betreuung der Informations- und Kommunikationstechnik, die Organisation von Post– und Logistikdiensten sowie die Bereitstellung von Catering-Angeboten koordiniert.
Zu den weiteren Aufgaben des infrastrukturellen Gebäudemanagements zählen die Gewährleistung der Hygiene, die Verwaltung von Reinigungsmitteln und Arbeitsschutzausrüstung sowie die Organisation von Umzügen. Die Gesamtkoordination dieser vielfältigen Aufgaben liegt in der Verantwortung des Facility-Managers, der die Qualifikation und Leistung des eingesetzten Personals überwacht.
Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM)
Das kaufmännische Gebäudemanagement bildet die wirtschaftliche Komponente des Facility Managements und betrachtet die Immobilie über ihre gesamte Lebensdauer unter betriebswirtschaftlichen Aspekten. Es vereint die klassischen Aufgaben der Objektbuchhaltung mit einem umfassenden Beschaffungs- und Vertragsmanagement.
Der wesentliche Aufgabenbereich ist die vollständige buchhalterische Verwaltung der Immobilien und Liegenschaften. Dazu zählen die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen sowie die Organisation des Versicherungsmanagements. Die systematische Kostenplanung und -kontrolle stellen dabei die Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebs sicher.
Die Fachkräfte im kaufmännischen Gebäudemanagement sind für die Optimierung der Betriebskosten verantwortlich. Sie verhandeln Versicherungskonditionen und schließen vorteilhafte Lieferverträge ab, beispielsweise für Energieträger wie Gas.
Welche Technologien und Trends prägen das Facility Management?
Natürlich wird auch das moderne Facility Management zunehmend durch digitale Innovationen geprägt. Durch die Integration von Internet der Dinge (IoT), Sensortechnik und intelligenten Messsystemen entstehen umfangreiche Datenmengen, die mittels künstlicher Intelligenz und fortschrittlicher Analysemethoden ausgewertet werden. Die Integration dieser Technologien ermöglicht ein computergestütztes Facility Management, mit dessen Hilfe Echtzeitüberwachungen und eine vorausschauende Wartung der Gebäudetechnik realisiert werden können. Parallel dazu gewinnen PropTech (Property Technology) und Smart Buildings an Bedeutung.
PropTech verbindet Immobilienmanagement mit innovativen Lösungen wie künstlicher Intelligenz und virtueller Realität. Smart Buildings sind – einfach ausgedrückt – intelligente Gebäude, die über vernetzte Subsysteme für Klimatisierung, Beleuchtung, Sicherheit und Zutrittskontrolle verfügen, die zentral gesteuert werden können. Mittels digitaler Sensorik werden Verbrauchsdaten erfasst und zur Optimierung der Gebäudetechnik genutzt. Dabei stehen die Energieeffizienz und der Nachhaltigkeitsgedanke an vorderster Stelle.
Ein Smart Building mit vernetzter Technik kann den Energieverbrauch deutlich senken. Bei älteren, wenig energieeffizienten Gebäuden sind Einsparungen zwischen 30 und 50 Prozent möglich. Das hat der amerikanische Fachverband für Energieeffizienz herausgefunden.
Exkurs: Aufgabenfelder eines Facility-Managers
Der Facility-Manager übernimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Eigentümern, Dienstleistern und Nutzern einer Immobilie. Zu seinen Kernaufgaben gehört die Planung und Steuerung sämtlicher Maßnahmen im Bereich Instandhaltung, Wartung und Sanierung. Die Koordination externer Dienstleister sowie die Überwachung der damit verbundenen Kosten fallen ebenfalls in seinen Verantwortungsbereich.
Als Gebäudemanager trägt er die Verantwortung für die reibungslose Funktion aller Einrichtungen und Anlagen. Dies beinhaltet auch die Organisation des Winterdienstes, die Kommunikation mit Mietern sowie die schnelle Behebung auftretender Probleme.
Mit NOVA-FM CAFM behalten Sie als Facility-Manager den Überblick über sämtliche technische Anlagen, Wartungstermine und Betriebskosten. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht die Einarbeitung einfach, während die GEFMA-Zertifizierung höchste Qualitätsstandards garantiert. NOVA-FM digitalisiert Ihre Arbeitsprozesse und gibt Ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Abgrenzung zum Property Management
Das Property Management und das Facility Management unterscheiden sich hauptsächlich in ihren Kernaufgaben und der Zielsetzung voneinander. Das Property Management, auch als Hausverwaltung oder Objektmanagement bekannt, konzentriert sich auf die unmittelbaren administrativen Verwaltungsaufgaben einer Immobilie.
Hierzu gehören die Gestaltung und der Abschluss von Mietverträgen, die Mieterbetreuung sowie die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Auch die Kommunikation mit Mietern und Behörden fällt in diesen Bereich.
Das Facility Management legt seinen Schwerpunkt auf die technische Funktionalität und Nutzbarkeit des Gebäudes. Es verfolgt einen analytischen Ansatz, bei dem die frühzeitige Erkennung von Schwachstellen und deren Beseitigung im Vordergrund stehen. Unternehmen nutzen das Facility Management vorrangig als Instrument zur Kostenoptimierung und strategischen Unternehmenssteuerung.
Wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, sind die Grenzen zwischen den Aufgabenbereichen beider Formen in der Praxis oft fließend
Fazit: Facility Management ist unverzichtbar geworden
Ein durchdachtes Facility Management ist für die erfolgreiche Bewirtschaftung von Immobilien unverzichtbar geworden. Mit modernen Technologien wie CAFM, IoT und KI lassen sich Abläufe digital optimieren und Kosten einsparen. Ein professionelles Facility Management schafft dabei ein produktives Arbeitsumfeld und leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
